📚《搞定！》3個月實作心得分享，讓生活更輕鬆
《搞定！》3個月心得：實踐GTD的心得
去年看了唐鳳的《唐鳳的破框思考力》之後，順著她書中的推薦清單，我讀了幾本好書。其中一本讓我收穫很多的是她提到的《搞定！：工作效率大師教你：事情再多照樣做好的搞定5步驟》（英文：Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity）。
今天這篇文章，就是想跟大家分享這本書的「事物歸檔方法」以及我這三個月來的實作心得。
---
為什麼導入GTD系統
🧠 書中認為，人腦的設計是用來發揮創造力，而不是記憶例行性事務。因此建立一個「可靠的外部記憶系統」能夠協助我們：
•清空大腦暫存器
•發揮創造力與專注力
•降低壓力與焦慮感
我自己其實很早就察覺到，日常生活中光是要做決定就很容易心神耗損。無論是大事小事，太多的決策會讓人覺得疲憊。因此，我盡可能把一些「需要但不重要」的事情進行：
•自動化（例如早上日常流程）
•半自動化或外包（讓自己省去思考）
這樣能明顯降低決策疲勞，並保留心力做更重要的事。
GTD這套流程幫助我最大的地方，就是：事情只要進了系統，就不需要牢記。我只要在空閒時間處理收件匣，不用擔心會忘掉什麼。整個流程乍看複雜，但實際實踐一次後就會十分直觀。
---
前置準備：打造你的GTD收納系統
📍要開始實作之前，你需要準備一些工具：
•三個可放A4紙張的文件盤
•20個左右的A4資料夾
•一台自己的標籤機（可以列印中英文）
•一些便條紙與A4空白紙
•（可選）釘書機、膠帶（我自己覺得用不太到，先沒買）
另外，我補充購買了A4文件櫃，方便我做更細緻的歸類。
文件盤的用途
•input tray（收件匣）
•output tray（輸出匣）
•專案／參考資料匣（我用A4文件櫃替代，更適合分類）
---
🎬 正式開始實作：GTD五步驟流程
🧹第一步驟：捕捉
這個階段的目標，是快速捕捉所有「需要處理的事」。
•準備好垃圾桶或紙類回收箱，因為你會清出很多東西
•我限定整理範圍僅為我自己的辦公區域，且僅針對「自己個人的、當下相關」物品
如果看到想整理衣櫃，就寫一張紙條「整理衣櫃」，再放進收件匣即可，不要馬上開始整理，重點是「記錄」不是「完成」。
#### 捕捉的兩類項目：
1. 實體物品
2. 腦袋裡的雜事／待辦事項
寫出來後，全部丟進收件匣。不分類也不排序，只要逐項寫下即可。這個步驟其實滿有成就感的。
---
🧺第二步驟：理清
這步是要處理收件匣中的每一個項目，判斷它能否行動（可操作性）
#### ❎ 如果不能行動，可分成：
1. 垃圾 → 直接丟掉
2. 孵化事項 → 未來也許會做，放入Maybe資料夾（例如「考重機駕照」）
3. 參考資料 → 有保存意義但無需行動，例如：銀行帳單、學校通知
•如果是發生在特定的未來時間，就記進你的📅行事曆
•文件類的參考資料以A4文件夾整理貼好標籤歸檔
#### ✅ 如果需要行動：
•若能在 2 分鐘內完成 → 立刻執行
•若需更長時間 → 放進下一個步驟處理
建立這個清晰的作業流程後，每次有新事情進來，也能快速判斷與分類。
---
🗂️第三步驟：整理
接下來要將行動事項進一步分類與管控。
#### 若是自己要執行的事項：
•可歸納為一個專案
•建立專屬資料夾並命名，放進 output tray 中待處理
例如：我有一個叫「Northern light」的專案資料夾，內容包含挪威極光旅行需採買與安排的所有清單。旅行結束後，資料夾也就可以回收再使用。
現在的輸出匣裡就有一個專案是「小玫瑰的生日趴」，也是依樣操作。
#### 若是你在等別人完成的事項：
•放進 waiting for 清單
•例如：「買IKEA某款缺貨櫃子」→ 對方買到前都列在等候區
清單是動態變化的，但都能隨時掌握進度。
---
🖌️第四與第五步驟：回顧與執行
通常我在小玫瑰的上學日周一早上做這件事，把waiting for清單拿出來看一遍，看有哪些是能更新或追蹤進度或已完成的。每日開始我會先看行事曆，看今天的預定事項再開始今天的行程。
周間主要是處理output try進行中的事項，計劃A、計劃B和其他都在這裡進行。小玫瑰上學時我大多數的時間都花在這裡，知道輸出匣的計畫在我掌握中並且持續有進度我就比較不會有逃避心理，會願意做下去。
日常中如果隨手收到什麼信件或是有什麼可以留到明天的待辦事項，我會丟進收件匣之後就不管它。我知道我到了可工作日就會去處理它，它不會被我亂塞到不見或是忘記，放在收件匣裡的東西就是要優先清空的。當然有時間的話我也會順手就處理掉（兩分鐘法則），事實上我大多數時候收件匣都是空的，這表示除了進行中的專案我沒有其他臨時冒出來的雜事干擾我，這樣的感覺蠻好的～
---
書寫得比我講得還要複雜很多，可以看個人需求挑適合自己的來用。我自己用了這套方法三個月覺得蠻好的，主要是不需要用腦袋記一堆待辦事項真的有差，可以隨時都神清氣爽而不是覺得手邊有一百件待辦事項一直做不完～
---
> GTD 心得、搞定5步驟、時間管理、自我管理、事務系統
《搞定》https://moo.im/a/238hlm