GTD系統實作心得分享｜簡單五步驟讓生活更輕鬆
《搞定！》GTD 我實施兩年的實作心得分享
《搞定！：工作效率大師教你：事情再多照樣做好的搞定5步驟》（英文：Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity）。
為什麼我導入 GTD 系統
書中認為，人腦的設計是用來發揮創造力，而不是記憶例行性事務。因此建立一個「**可靠的外部記憶系統**」能夠協助我們：
•清空大腦暫存器
•發揮創造力與專注力
•降低壓力與焦慮感
我自己其實很早就察覺到，日常生活中光是要做決定就很容易心神耗損。無論是大事小事，太多的決策會讓人覺得疲憊。因此，我盡可能把一些「需要但不重要」的事情自動化（例如早上日常流程固定）、半自動化或外包來讓自己省去作決策的心力。
這樣能明顯降低決策疲勞，並保留心力做更重要的事。
GTD 這套流程幫助我最大的地方，就是事情只要進了系統，就不需要去記住它。我只要在有空的時候處理收件匣，不用擔心會忘掉什麼。整個流程乍看複雜，但實際實作一次後就蠻容易的。
前置準備：打造你的 GTD 收納系統
開始實作之前，你需要準備一些工具：
•三個可放 A4 紙張的文件盤
•20 個左右的 A4 資料夾
•一台自己的標籤機（可以列印中英文）
•一些便條紙與 A4 空白紙
•（可選）釘書機、膠帶（我自己覺得用不太到沒買）
另外，我還加買了 A4 文件櫃，用來取代專案／參考資料匣文件盤，方便我做更細部的歸類。
**文件盤的用途：**
•Input tray（收件匣）
•Output tray（輸出匣）
•專案／參考資料匣（我用 A4 文件櫃替代，更適合分類）
第一步驟：捕捉
這個階段的目標，是快速捕捉所有「需要處理的事」。
準備好垃圾桶跟紙類回收箱，因為你會清出很多東西。我限定整理範圍僅為我自己的辦公區域，且僅針對「自己個人的、當下相關」物品。
如果看到想整理衣櫃，就寫一張紙條「整理衣櫃」，再放進收件匣即可，不要馬上開始整理，重點是「記錄」不是「完成」。
**捕捉的兩類項目：**
•實體物品
•腦袋裡的雜事／待辦事項
寫出來後，全部丟進收件匣。不分類也不排序，只要逐項寫下即可。這個步驟其實滿有成就感的，就一直寫一直丟進去就可以了。
第二步驟：理清
這步是要處理收件匣中的每一個項目，判斷它能否行動（可操作性）。
**如果不能行動，可分成：**
•**垃圾** → 直接丟掉
•**孵化事項** → 未來也許會做，放入 Maybe 資料夾（例如「考重機駕照」）
•**參考資料** → 有保存意義但無需行動，例如：銀行帳單、學校通知
如果是發生在特定的未來時間，就記進你的行事曆。文件類的參考資料以 A4 文件夾整理貼好標籤歸檔。
**如果需要行動：**
•若能在 2 分鐘內完成 → 立刻執行
•若需更長時間 → 放進下一個步驟處理
這個步驟，需要確實 **清空收件匣**。所有項目都需要被處理，收件匣此時 **只出不進**！
建立這個清晰的作業流程後，每次有新事情進來，也能快速判斷與分類。
第三步驟：整理
接下來要將行動事項進一步分類與管控。
**若是自己要執行的事項：**
•可歸納為一個專案
•建立專屬資料夾並命名，放進輸出匣中待處理
例如：我有一個叫「Skiing Holiday」的專案資料夾，內容包含所有我列出來滑雪假期之前所需要做的相關準備，等度假結束後這個資料夾就可以回收再使用。
**若是你在等別人完成的事項：**
•放進 waiting for 清單
•例如：「買 IKEA 某款缺貨櫃子」→ 通知有貨前都列在等候區
清單是動態變化的，但都能隨時掌握進度。
第四與第五步驟：回顧與執行
以上的大整理只需要第一次跟久久一次，之後要維持需要的日常時間其實不多。
我固定在週一的對內工作日做這件事，把收件匣清空，waiting for 清單拿出來看一遍，看有哪些是能更新或追蹤進度或已完成的。每日開始我會先看行事曆，看今天的預定事項再開始今天的行程。
周間主要是處理 output tray 進行中的事項，各項計畫都在這裡進行。我大多數的工作時間都花在這裡，知道輸出匣的計畫在我掌握中並且持續有進度我就不會有逃避心理，會願意做下去。
日常中如果隨手收到什麼信件或是有什麼可以留到明天的待辦事項，我會丟進收件匣之後就不管它。我知道我到了可工作日就會去處理它，它不會被我亂塞到不見或是忘記，放在收件匣裡的東西就是要優先清空的。
當然有時間的話我也會順手就處理掉（兩分鐘法則），事實上我大多數時候收件匣都是空的，這表示除了進行中的專案我沒有其他臨時冒出來的雜事干擾我，這樣的感覺蠻好的～
實際使用心得
書寫得比我講得還要複雜很多，可以看個人需求挑適合自己的來用。我已經使用這套系統兩年多了還是覺得很好用。
我的參考資料匣現在也延伸到旁邊的櫃子，一些需要歸檔但不需要行動的文件我會放到旁邊去。最大的差別在不需要用腦袋去記一堆待辦事項，可以隨時都神清氣爽而不是覺得手邊有一百件待辦事項追著你跑。
GTD 並沒有一定要用實體的紙本，書中也有介紹 email 的整理方法也是一樣的，但我自己是偏好實體整理覺得比較有感。